Gestionar una empresa y organizar todas las áreas que forman parte de la compañía requiere de una gran planificación. La cantidad de información con la que se trabaja en una empresa es muy elevada y una mala gestión puede conllevar problemas de rendimiento en el negocio. Y, del mismo modo, una disminución del porcentaje de ingresos y productividad.
Por esta razón, apostar por la tecnología es la solución más eficiente y cada día más empresas utilizan un sistema de gestión ERP para conseguirlo. Pero, exactamente, ¿qué es un ERP?
Sistemas ERP y sus funciones
Un software ERP, cuyas siglas hacen referencia a Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, es un programa empresarial cuyo objetivo es facilitar las tareas de organización y administración de una empresa.
De este modo, contar con un ERP permite englobar toda la información de la compañía en un solo programa y así automatizar una serie de tareas. Por este motivo, se convierte en un gran aliado a la hora de coordinar, organizar y gestionar una empresa. Entre sus funciones principales, encontramos las siguientes:
- Análisis
- Contabilidad
- Gestión (compras, ventas, inventario)
- Centralización de datos
- Creación de informes
- Recursos humanos
- Solución y anticipación a los problemas
Sin embargo, no todos los sistemas ERP son iguales. Existen diferentes modalidades y diseños, cada uno enfocado con unas necesidades dentro de la empresa. Se puede distinguir entre aquellos destinados a pequeñas, medianas o grandes empresas, así como los ERP locales o en la nube. Por ello, antes que nada, resulta fundamental saber elegir cuál es la opción que mejor encaja con tu negocio con el objetivo de ser más eficiente en la gestión empresarial.
Principales ventajas de los ERP
Dentro de los diferentes beneficios que tienen estos sistemas de gestión, podemos diferenciar entre ventajas administrativas y económicas.
Beneficios a nivel administrativo
En términos administrativos, un ERP cuenta con las siguientes ventajas:
- Tiene una sola base de datos, por lo que la información está centralizada.
- Mejora la toma de decisiones dentro de la empresa, ya que se pueden analizar los datos con inmediatez y precisión.
- Existe un mayor seguimiento de cada trámite o proceso que se realice.
- Aumento de la productividad de los trabajadores gracias a la automatización de tareas y funciones.
- Permite programar las tareas en función de las necesidades de la empresa.
- Incrementa la seguridad al proteger los datos y la información que se gestiona en la compañía.
Beneficios económicos
Ahora bien, ¿cómo permite ahorrar un sistema ERP?
- Proporciona un mayor control sobre el inventario y el stock. Ello permite mejorar el proceso de venta y tener los productos disponibles en todo momento.
- La automatización de algunas funciones ayuda a incrementar la productividad empresarial, ahorrar en la contratación de empleados y reducir este gasto en la empresa.
- Ofrecen muchas ventajas en los procesos de ventas online, ya que permite gestionar los pedidos y compras con mayor rapidez y efectividad. Con ello, también se reducen los errores humanos que se pueden cometer.
- Al poder analizar los datos de forma precisa, se pueden trazar estrategias de negocio más efectivas que mejoren la liquidez de la empresa.
¿Cómo elegir el ERP que mejor se ajuste a tu empresa?
Hacer uso de un sistema ERP proporciona muchas ventajas, como hemos podido comprobar. Sin embargo, es importante saber cuál es la mejor opción en función de las necesidades empresariales. Cada ERP tiene unas determinadas funciones en particular, por lo que no todos servirán para tu negocio.
En este sentido, deberás prestar atención a una serie de elementos:
- Capacidades de administración
- Facilidad de uso
- Flexibilidad
- Coste
- Opiniones de otras empresas
Tras una correcta evaluación del sistema de planificación de recursos empresariales, ya estarás preparado para decidir y disfrutar de las comodidades que ofrece. ¡Es momento de sumarte a la digitalización y hacer crecer tu empresa!