Tanto si estudias, como si trabajas por cuenta propia o por cuenta ajena, una de las mejores formas de conseguir los objetivos diarios que te propongas es cumplir con todas las tareas de tu agenda de trabajo. A pesar de que esto, en muchas ocasiones, parece imposible, existen una serie de trucos que nos permiten conseguirlo. Anota estos 6 consejos para organizar tu agenda de trabajo y ser más eficiente.
Tips para organizar tu agenda de trabajo día a día
Para conseguir todos tus objetivos laborales y profesionales es necesario que cada día cumplas todos los objetivos marcados, y qué mejor manera que recordarlos a través de una agenda de trabajo bien organizada.
1. Anota primero lo prioritario
Las tareas y objetivos que debemos cumplir en el día a día no son todos igual de importantes. Por ello, el primer consejo para organizar tu agenda de trabajo y conseguir así ser más eficiente es anotar siempre primero aquellas tareas que sean prioritarias.
Una vez que hayamos cumplido con estas tareas importantes y que las hayamos tachado de la agenda, podemos pasar entonces a esas tareas algo menos importantes o que requieren una menor urgencia.
2. Convierte la agenda en rutina
Si quieres ser eficiente y llevar una agenda de trabajo bien organizada, es importante que día a día conviertas esta agenda en una parte importante de tu rutina, es decir, que la incorpores a tu vida diaria al igual que cualquier otra rutina.
Dedica algo de tiempo al comienzo de cada día a pensar todas las tareas y objetivos que van a conformar tu agenda de trabajo. Asimismo, plantéate cómo vas a llevar a cabo todas las tareas de la forma más eficiente posible.
En el caso de ser freelance, es aconsejable saber cómo mantenerse al día desde casa para seguir siendo productivos a diario.
3. Intenta ser flexible y realista
Es evidente que el día tiene 24 horas, y que al menos siete horas del día debes dedicarlas al descanso. Por ello, es importante que no planifiques más actividades o tareas de las que podrás llevar a cabo.
Ten en cuenta también que una buena planificación es aquella que es flexible, y que siempre mantengas en continua revisión. De poco o nada sirve anotar muchas tareas en tu agenda de trabajo si de antemano, sabes que no vas a disponer de tiempo suficiente para resolverlas.
4. Evita una agenda multitarea
Si quieres conseguir objetivos de una forma eficiente, debes evitar una agenda multitarea en la que cada día plantees actividades y tareas demasiado diferentes. Se ha demostrado que el cerebro humano es mucho más eficiente cuando se centra en una tarea en exclusiva.
Por ello, evita trabajar en muchos proyectos a la vez, o en tener demasiadas interrupciones y parones mientras trabajas, ya que esto disminuirá tu concentración y te restará mucho tiempo para conseguir tus objetivos profesionales.
5. Nunca taches una tarea hasta que no la acabes
Cuando comiences una de las tareas que has anotado en tu agenda, procura no tacharla hasta que no esté completamente finalizada, ya que si lo haces perderás tiempo al día siguiente cuando tengas que ponerte con la tarea inacabada de nuevo, y esto influirá negativamente en tu productividad y eficiencia.
6. Agrupa las tareas
El último consejo que puede servirte para organizar tu agenda de trabajo es, sin lugar a dudas, el de agrupar las tareas. O lo que es lo mismo, agrupar en un mismo bloque todas aquellas tareas que requieran un mecanismo de desarrollo similar. Este simple hecho te permitirá mantener más centrada tu concentración y no dar saltos de atención de una tarea a otra.
Anota por un lado, por ejemplo, los informes que debes realizar, las reuniones por otro lado, responder a los correos electrónicos, y otras muchas tareas que puedan ser similares.
¿Quieres saber más sobre cómo organizar tu día a día? Aprende cómo crear un bullet journal y descubre la mejor forma de planificar tus tareas a lo largo de la semana.
